Il y a une scène que tous les secrétariats connaissent. Un patient arrive à l'heure, s'identifie à la borne, et la borne lui demande son ordonnance. Il l'a oubliée. Ou sa carte de mutuelle. Ou bien il découvre qu'un questionnaire préparatoire l'attendait, et le voilà parti au guichet, le ticket à la main, pour faire ce qu'il aurait pu faire la veille au soir, sur son canapé.
La borne d'accueil n'y est pour rien : elle découvre le dossier en même temps que le patient. Le problème, c'est le moment. Avec « Prêt avant d'arriver », Apiborne déplace ce moment : la préparation du dossier se fait avant la venue, et le jour du rendez-vous, la borne n'a plus rien à demander.
Le parcours, de l'e-mail au ticket
1. L'invitation
Le serveur Apiborne relit la journée du rendez-vous chez l'éditeur, repère les dossiers incomplets et envoie un e-mail à ceux qui ont une adresse. Rien à faire ? Pas d'e-mail.
2. La préparation
Le lien ouvre Apiborne Pass. Date de naissance, puis trois étapes : vérifier son identité, transmettre les documents demandés, remplir le questionnaire.
3. Le laissez-passer
Selon le mode choisi par le centre : un simple « votre dossier est complet », ou un QR code dans le Pass, par e-mail et dans Google Wallet.
4. La file rapide
À la borne, le dossier est revérifié en direct. Documents et questionnaire sont sautés, la carte Vitale est mise à jour, le ticket sort.
Un e-mail par patient, et seulement s'il y a quelque chose à faire
Le premier réflexe, quand on conçoit un rappel, est d'écrire à tout le monde. C'est exactement ce qu'il ne faut pas faire : un patient dont le dossier est déjà complet n'a rien à préparer, et un e-mail inutile est un e-mail de moins qu'on lira. Apiborne commence donc par vérifier.
Chaque jour, à l'heure choisie par le centre et dans son fuseau horaire, le serveur relit chez l'éditeur du logiciel de rendez-vous les rendez-vous des échéances configurées, par exemple 7, 2 et 1 jour avant. Pour chacun, il regarde ce qui manque : documents requis non transmis, questionnaire préparatoire non rempli. Seuls les dossiers incomplets, pour des patients dont l'adresse e-mail est connue, reçoivent un message.
Un patient, un e-mail
Plusieurs rendez-vous le même jour ? Un seul message, pour le premier. Les autres sont accueillis à la borne par le contrôle classique.
Des rappels qui s'arrêtent
Jusqu'à trois échéances. Chaque rappel n'est envoyé que si le dossier est encore incomplet. Dossier complété à J-5 ? Silence à J-2 et J-1.
Désinscription en un clic
Chaque e-mail comporte un lien de désinscription des rappels, un pied RGPD, les coordonnées du lieu du rendez-vous et le logo du centre.
Dans le Pass : trois étapes, cinq minutes, aucun compte
Le lien de l'e-mail ouvre Apiborne Pass dans son nouveau mode « avant rendez-vous ». Comme toujours avec le Pass : une page web, pas d'application à installer, pas de compte à créer. Le lien ne suffit jamais à lui seul : le patient confirme sa date de naissance, et c'est ce second facteur qui ouvre le dossier.
Ensuite, un parcours guidé qui ne montre que ce qui reste à faire. Un rendez-vous sans questionnaire n'affiche pas d'étape questionnaire ; un dossier dont les documents sont déjà transmis passe directement à la suite.
Vérifier mon identité
Les mêmes champs que la page « informations patient » de la borne, définis par le centre. La date de naissance sert de clé et n'est jamais affichée ; le numéro de sécurité sociale n'apparaît jamais sur une page web publique.
Mes documents
La liste exacte des documents attendus pour ce rendez-vous. Scan caméra avec guide de cadrage ou import PDF, rattachés directement au bon rendez-vous chez l'éditeur.
Mon questionnaire
Le questionnaire préparatoire du centre, prérempli avec ce qui est déjà connu, modifiable jusqu'à la venue.
À la borne : deux façons de reconnaître un dossier préparé
Le centre choisit, dans son administration, comment la borne reconnaît un patient qui a préparé sa venue. Les deux modes mènent au même endroit : un parcours raccourci, où les étapes déjà faites dans le Pass ne sont pas reposées.
Mode « identification »
Par défautLe patient ne change rien à ses habitudes : il insère sa carte Vitale, ou saisit son nom. Dès que son rendez-vous est retrouvé, la borne interroge le serveur Apiborne : ce dossier a-t-il été préparé ? Si oui, elle passe directement à la fin du parcours, sans même la page « est-ce bien votre rendez-vous ? ».
- Aucun QR code à présenter
- Carte Vitale mise à jour comme d'habitude
- Identité certaine : un seul patient résolu
Mode « QR code »
Sans identificationDossier complet, le patient reçoit un QR code : dans le Pass, par e-mail, et en un clic dans Google Wallet. À la borne, il le présente au lecteur. Le serveur le résout, revérifie le dossier en direct, et la borne finalise. La carte Vitale est proposée pour sa mise à jour, avec un bouton « Continuer sans carte ».
- Valable le jour du rendez-vous, rescannable
- Aussi proposé après une identification classique
- Sans nom de patient sur la carte Wallet
Ce qui est sauté, ce qui ne l'est jamais
Sauté, parce que déjà fait
- • La page d'informations patient
- • Le scan des documents requis
- • Le questionnaire préparatoire
Conservé, parce que ça concerne le jour même
- • Les critères d'accueil (« Êtes-vous à jeun ? »)
- • La mise à jour de la carte Vitale
- • La revérification du dossier en direct : un document retiré entre-temps, et le parcours normal reprend
Ce que ça change au guichet
Moins de retours au guichet
Le document manquant, c'est la première cause de détour vers le secrétariat après la borne. Un dossier préparé supprime le détour.
Un accueil RIS qui passe du premier coup
Quand l'accueil est conditionné aux documents ou au questionnaire, un dossier complet est notifié au logiciel métier sans intervention humaine.
Un bouton pour tester
Depuis la page Comportement, l'administrateur lance la passe d'envoi à la main, y compris pour les rendez-vous du jour : e-mail, Pass, QR et borne se déroulent en quelques minutes, sans attendre le lendemain.
Des rappels sans carnet d'adresses
Envoyer un e-mail à un patient suppose de connaître son adresse. La tentation serait de la copier chez Apiborne pour la retrouver au moment de l'envoi. Nous avons fait l'inverse : l'invitation enregistrée chez Apiborne ne contient ni nom, ni e-mail, ni date de naissance. Seulement une référence de rendez-vous, les échéances déjà traitées et des jetons.
À chaque envoi, l'adresse est relue chez l'éditeur du logiciel de rendez-vous, utilisée, puis oubliée. Le dossier reste là où il a toujours été. C'est la doctrine qui gouverne tout Apiborne Pass depuis sa création, et la file rapide n'y fait pas exception.
- Lien d'invitation + date de naissance : le lien seul n'ouvre rien
- Tentatives limitées, puis session courte sans ressaisie de la naissance
- QR code distinct du lien, valable le jour du rendez-vous seulement
- Invitation effacée automatiquement 30 jours après le rendez-vous
- Carte Google Wallet sans nom de patient
- Télémétrie sans aucune donnée personnelle : des compteurs, rien d'autre
Comment l'activer
Vérifier les prérequis
Une intégration ApiBorne (contrat d'intégration) avec l'extension « rendez-vous du jour » activée sur la page Intégration, et une borne classique pour lire les QR codes.
Activer et régler
Page Comportement : un interrupteur, le mode (identification ou QR), les échéances (« 7,2,1 ») et l'heure d'envoi. Réglage global à la licence, pas de déclinaison par lieu.
Dérouler un vrai parcours
Le bouton « Envoyer maintenant » sur les rendez-vous du jour permet de vivre e-mail, Pass, QR et borne en quelques minutes avant d'ouvrir au public.
Votre logiciel de rendez-vous envoie peut-être déjà ses propres rappels. Un centre qui active les deux enverra deux e-mails au patient : choisissez l'un ou l'autre, ou gardez le rappel de l'éditeur pour la date et celui d'Apiborne pour le dossier.
Questions fréquentes sur la file rapide
Le patient doit-il installer une application ou créer un compte ?
Non. Le lien reçu par e-mail ouvre Apiborne Pass, une simple page web, dans le navigateur du téléphone ou de l'ordinateur. Le patient saisit sa date de naissance pour prouver que le lien est bien le sien, puis prépare sa venue. Aucun compte, aucun mot de passe, aucune installation.
Que se passe-t-il si le patient n'a pas d'adresse e-mail, ou ne prépare rien ?
Rien ne change pour lui : il arrive, s'identifie à la borne comme d'habitude, et la borne lui demande sur place ce qui manque. La file rapide est un raccourci offert à ceux qui préparent, jamais une condition d'accès. Un patient sans e-mail n'est tout simplement pas invité.
Combien d'e-mails le patient reçoit-il ?
Un seul par jour d'envoi, et uniquement tant que son dossier est incomplet. Le centre choisit jusqu'à trois échéances avant le rendez-vous (par exemple 7, 2 et 1 jour avant) : la première est l'invitation, les suivantes sont des rappels qui ne partent que s'il reste quelque chose à faire. Un patient qui a plusieurs rendez-vous le même jour ne reçoit qu'un e-mail. Chaque message comporte un lien de désinscription des rappels.
Apiborne stocke-t-il les données du patient pour envoyer ces e-mails ?
Non. L'invitation enregistrée chez Apiborne ne contient ni nom, ni e-mail, ni date de naissance : seulement une référence de rendez-vous et des jetons. L'adresse e-mail est relue chez l'éditeur du logiciel de rendez-vous au moment de l'envoi, puis oubliée. C'est la même doctrine que pour le reste d'Apiborne Pass.
Le patient peut-il encore mettre à jour sa carte Vitale à la borne ?
Oui. En mode « identification », il insère sa carte comme d'habitude et la borne reconnaît que son dossier est déjà préparé : la mise à jour de la carte se fait, puis le ticket sort directement. En mode « QR code », la borne propose l'insertion de la carte pour la mettre à jour, avec un bouton « Continuer sans carte ».
Les questions d'admission posées à la borne sont-elles sautées ?
Non. Les critères d'accueil configurés par le centre (« Êtes-vous enceinte ? », « Êtes-vous à jeun ? »…) sont conservés : ils concernent le jour même et ne peuvent pas être anticipés à la maison. Seules les étapes déjà faites dans le Pass sont sautées : informations patient, documents, questionnaire préparatoire.
Quels sont les prérequis pour activer la file rapide ?
Une intégration ApiBorne (contrat d'intégration) avec l'extension « rendez-vous du jour » activée côté éditeur, et une borne classique pour la lecture du QR code. Le réglage s'active ensuite en un clic sur la page Comportement de l'administration, avec le choix des échéances et de l'heure d'envoi, dans le fuseau horaire du centre.
Une borne d'accueil fait gagner du temps parce qu'elle pose les bonnes questions. Elle en fait gagner encore plus quand elle n'a plus besoin de les poser. « Prêt avant d'arriver » est un raccourci offert aux patients qui préparent, jamais une barrière pour les autres : le parcours classique reste là, intact, pour tout le monde.
Envie de voir le parcours de bout en bout ?
En démonstration, nous déroulons l'e-mail, le Pass, le QR code et la borne devant vous, sur un rendez-vous du jour.
Google Wallet est une marque de Google LLC. Apple Wallet est prévu comme point d'extension ultérieur.
