Beaucoup de centres conditionnent l'accueil d'un patient dans leur logiciel métier à deux choses : que les documents requis soient fournis, et que le questionnaire préparatoire soit rempli. C'est une bonne règle. Un manipulateur qui reçoit un patient dont le questionnaire manque perd du temps, et parfois reporte l'examen.
Mais cette bonne règle avait un effet pervers à la borne. Le patient s'identifiait, scannait ce qu'il avait, et la borne constatait le manque. Elle imprimait un ticket avec un QR code « complétez votre dossier sur votre téléphone », levait une anomalie pour prévenir l'accueil, et le patient repartait au guichet. Pour un questionnaire de huit questions.
La borne avait un grand écran tactile sous les doigts du patient, et ne s'en servait pas. Deux nouveautés corrigent ça : le questionnaire préparatoire rempli à la borne, et la question oui/non qui vaut fourniture d'un document.
Avant, après
Avant
- • La borne constate le questionnaire manquant
- • Ticket imprimé avec QR code « à compléter sur smartphone »
- • Anomalie levée, accueil retenu dans le logiciel métier
- • Le patient fait la queue au guichet pour un formulaire papier
Après
- • La borne propose : « Voulez-vous le remplir maintenant ? »
- • Une question par page, grands caractères, signature au doigt
- • Réponses transmises, PDF signé déposé sur le rendez-vous
- • Accueil ré-interrogé : il passe, le ticket sort, le guichet n'est pas sollicité
Un questionnaire pensé pour un écran debout
Un questionnaire de smartphone se fait défiler avec le pouce. Un questionnaire de borne se lit debout, à bout de bras, sur un écran qui ne défile pas. Nous avons donc imposé trois règles à l'affichage, et une seule à la logique : la borne ne modélise aucune question.
Une question par page
Pas de défilement. Chaque question occupe l'écran, en grands caractères, avec un indicateur « 3 / 8 ».
Des cibles larges
Cases, boutons, dates : tout est dimensionné pour le doigt, pas pour la souris.
Signature au doigt
Le patient signe le questionnaire lui-même, sur l'écran, comme au bas du formulaire papier.
Le questionnaire du centre, tel quel
Défini chez l'éditeur, affiché par un moteur de formulaires standard qui connaît ses 25 types de questions.
Pourquoi ne pas avoir dessiné nos propres questions
La tentation était grande : quelques cases à cocher, un champ texte, une date, et on « couvre » le besoin. Nous avons mesuré avant de décider. Les questionnaires rédigés librement par les centres utilisent des tableaux, des listes dynamiques, des échelles, des sélecteurs d'images, et le seul type « texte » existe en treize variantes. Un rendu maison en aurait manqué, et un questionnaire qui s'affiche mal à la borne est pire qu'un questionnaire qui ne s'affiche pas.
La borne embarque donc le même moteur de formulaires que le Pass, chargé uniquement quand un questionnaire s'ouvre : l'immense majorité des parcours ne le téléchargent jamais. Et quand une question est trop large pour l'écran, un tableau à quatre colonnes par exemple, la borne réduit l'échelle par paliers avant d'autoriser, en dernier recours, un défilement annoncé par un indicateur visuel.
Le vrai déblocage : l'accueil est ré-interrogé
Remplir le questionnaire ne sert à rien si le logiciel métier continue de croire qu'il manque. Or la borne décide très tôt, avant même d'afficher les étapes, si le patient peut être accueilli dans le logiciel : c'est ce verdict qui part avec le ticket, et qui retient ou non l'accueil.
Après une soumission réussie, la borne refait donc le chemin : l'anomalie « questionnaire préparatoire manquant » est retirée, l'accueil est ré-interrogé auprès de l'éditeur, et si tout est en ordre, l'anomalie « dossier incomplet » disparaît aussi. Le ticket sort avec le bon verdict, et le secrétariat n'a plus rien à faire.
C'est le même mécanisme que nous appliquons déjà aux documents scannés : une pièce fournie à la borne fait retomber l'anomalie et redemande l'accueil. Le questionnaire rejoint simplement cette logique.
Anomalie retirée
« Questionnaire préparatoire manquant » n'est plus levée pour ce passage.
Accueil ré-interrogé
La borne redemande à l'éditeur si le patient peut être accueilli, avec le dossier à jour.
Ticket juste
Le ticket et le QR code de fin de parcours reflètent le dossier réellement complet.
Échec = rien ne bouge
Si la soumission échoue, aucune anomalie n'est retirée : l'état d'aujourd'hui, strictement.
Déclarer plutôt que scanner : la question qui vaut document
Deuxième situation, cousine de la première. Pour certains « documents requis », le centre n'a pas besoin du document : il a besoin d'une déclaration du patient. « Êtes-vous hypertendu ? » avant une analyse sanguine. « Avez-vous déjà passé une IRM ? » avant un examen. Le document existait surtout pour laisser une trace.
Le centre peut désormais associer une question oui/non à un document requis, en texte riche. Elle est posée dès l'arrivée sur ce document, avant tout écran de scan. Chaque réponse a son comportement : valider le document, ou enchaîner sur le scan habituel. Une anomalie peut être associée à chaque réponse pour alerter l'accueil, et un écran de confirmation peut rattraper un mauvais clic quand la réponse vaut validation.
Si le document est déjà rattaché au rendez-vous, la question ne se pose pas. Si la question est désactivée ou vide, le parcours habituel reprend.
Pourquoi la réponse dépose un vrai document
Il aurait été plus simple de cocher une case côté borne. Mais quand le réglage « accueillir uniquement si les documents requis sont fournis » est actif, c'est le logiciel de rendez-vous qui tranche, en relisant ses propres fichiers. Une case locale l'aurait laissé croire au manque indéfiniment, avec l'anomalie « dossier incomplet » en prime.
La borne génère donc une image qui reprend l'énoncé, la réponse, la date et l'identifiant de la borne, et la dépose sur le rendez-vous comme n'importe quel document scanné. Le décompte de l'éditeur est satisfait, l'anomalie retombe, et au guichet la déclaration est lisible en un coup d'œil. Cette image ne part jamais à l'analyse documentaire : ce n'est pas une ordonnance, et le service le saurait. Zéro modification du logiciel de rendez-vous, et le même mécanisme dans les deux modes d'intégration.
Jamais bloquant, et honnête sur ses limites
Le ticket sort toujours
Refus à l'écran d'introduction, carte retirée, panne réseau, éditeur qui n'a pas la fonctionnalité : le parcours continue, le ticket est délivré, l'anomalie reprend son rôle.
La borne attend le patient
Le retour automatique à l'accueil est suspendu pendant le remplissage : un questionnaire long ne ramène pas la borne à l'écran d'accueil en plein milieu.
Aucune réponse en télémétrie
Les statistiques ne contiennent que des métadonnées : nombre de questions, durée, étape atteinte. Jamais un libellé ni une réponse, ce sont des données de santé.
Les questions ne sont pas traduites
Les boutons suivent la langue de la borne, les libellés restent dans la langue du centre. C'est dit noir sur blanc dans l'administration.
Le Pass reste là
Le patient qui préfère son téléphone, ou qui passe par une mini-borne, garde le questionnaire dans Apiborne Pass. Et avec la file rapide, il peut le remplir avant même de venir.
Pas de « passer » au milieu du formulaire
Le patient a dit oui à l'introduction : un bouton de sortie à côté de « Retour » lui ferait perdre ses réponses par mégarde. On peut passer à l'intro et à l'envoi, pas entre deux.
Questions fréquentes
Qui définit les questions du questionnaire ?
Le centre, dans son logiciel de rendez-vous. Apiborne ne modélise aucune question : la borne affiche le questionnaire tel que l'éditeur le sert, avec tous ses types de questions (cases à cocher, dates, échelles, tableaux, signature…). Un questionnaire modifié chez l'éditeur est immédiatement à jour sur la borne.
Et si le patient ne veut pas, ou n'y arrive pas ?
Il obtient son ticket. L'étape est proposée, jamais imposée : refus à l'écran d'introduction, carte retirée, panne réseau ou éditeur qui ne répond pas, dans tous les cas le parcours continue et l'anomalie « questionnaire préparatoire manquant » reprend simplement son rôle d'information pour l'accueil.
Pourquoi une question par page ?
L'écran d'une borne ne défile pas et doit rester lisible debout, à bout de bras. Une question par page, en grands caractères avec de larges cibles tactiles, est le seul format qui tienne sans scroll. Quand une question est trop large (un tableau à plusieurs colonnes), la borne réduit l'échelle par paliers avant d'annoncer, en dernier recours, un défilement.
La signature au doigt a-t-elle une valeur ?
Elle signe le questionnaire lui-même, comme la signature au bas du formulaire papier qu'il remplace. Les réponses sont transmises à l'éditeur, puis un PDF du questionnaire rempli et signé est déposé sur le rendez-vous, exactement comme le fait déjà Apiborne Pass sur le smartphone.
Le questionnaire est-il traduit dans la langue choisie sur la borne ?
Pas dans cette première version. Les messages de navigation (suivant, précédent, signer, envoyer) suivent la langue de la borne, mais les libellés des questions restent dans la langue saisie par le centre : ce sont des textes médicaux rédigés par le centre, que nous ne faisons pas traduire automatiquement.
Que dépose exactement la question oui/non à la place d'un document ?
Un vrai document : une image générée par la borne qui reprend l'énoncé de la question, la réponse donnée, la date et l'identifiant de la borne. Elle est rattachée au rendez-vous comme le serait le document scanné. Pour le logiciel de rendez-vous, le document requis est fourni ; au guichet, la déclaration est lisible en un coup d'œil.
Cela fonctionne-t-il sur la mini-borne ?
Non, ces deux fonctions sont réservées à la borne classique. La mini-borne de comptoir n'a pas de scanner ni d'écran assez grand pour un questionnaire : elle ne gère pas les documents, et c'est assumé. Sur un site équipé d'une mini-borne, le questionnaire reste accessible via Apiborne Pass, sur le téléphone du patient.
Une borne d'accueil qui ne sait que signaler un manque déplace le travail, elle ne le supprime pas. En donnant au patient le moyen de compléter son dossier à l'écran, puis en redemandant l'accueil avec le dossier à jour, la borne ferme enfin la boucle : ce qui manquait est fourni, le logiciel métier le sait, et le guichet ne le voit même pas passer.
Votre questionnaire sur une borne, en conditions réelles
Envoyez-nous votre questionnaire préparatoire : nous le chargeons sur une borne de démonstration et vous le remplissez, signature comprise.
